若问职场人，最讨厌的事情是什么，我猜80%的人都会说——开会。

我们已经受够了漫无目的的讨论，与己无关的走神，心照不宣的拖延。

人的时间如此有限，浪费时间的会议，相当于在谋害生命。

而对于企业来说，按照时薪换算一下，就是一笔巨大的财务浪费！

那么，如何才能让“开会”这件事情变得高效呢？

首先，我们要搞清楚，自己开的是个什么会？

根据参与者参与的程度，会议是否有明确决策，2个维度作为标准，划分出四种类型的会议。

参与者参与程度低，不需要决策的，有“信息宣贯会”。

参与者参与程度低，需要决策的，有“项目分工会”。

参与者参与程度高，不需要决策的，有“头脑风暴会”。

参与者参与程度高，需要决策的，有“问题解决会”。

不同的会，需要不同的方式组织。

但总体来说，高效开会有以下4个原则：

1. 减少会议

2. 会议要设计

3. 会议要引导

4. 会议要跟进

1. 减少会议

在减少会议这个原则上，有3个点分享给大家。

1. 公司会议多，说明组织和流程出了问题。

这个观点是亚马逊掌门人贝索斯提出的。他提出，会议多，说明组织内部需要沟通的事情多，那么一定意味着，组织架构和流程制度，并没有高效运转。

因此，与其开会解决问题，不如先从根上找问题。

2. 群体不一定更有智慧，别老找群体做决策。

虽然不一定像《乌合之众》讲的那样，个体到了群体之中，智商就会降低。但群体的确会产生压力，排斥不同意见，产生从众心理。

不同利益相关者带有的假设不同，由群体做出的最后的决策，很可能是各方妥协的平庸结论。

毕竟，真理不一定掌握在多数人手中，别老想着让群体给你做决策。

3. 单方面的信息传达，不用开会也可以。

如果你参加一个会议，却不用说一句话，那么，你有参加这个会议的必要吗？

单方面的信息传递手段非常多，邮件、文档，甚至录个视频，都比一定要让所有人在固定时间出现在固定地点，要来得高效。

还记得疫情期间老乡鸡董事长手撕员工联名信的视频吗？还有互联网大佬们的各种“内部邮件”。

视频和内部邮件的形式，不仅高效地传递了高层信息，而且还能“流出”，成为公关、品宣的素材。

2. 会议设计

一群人在固定时间来到某个会议室，面前的白板上写着“XXX会议”，这就是开会了吗？

没有设计的会议，就像没有处理就被塞进锅里的食材，期待点个火就能做出一顿饭。

会议发起人，需要明确以下信息：

1. 会议目标

2. 会议过程

3. 参会人员

01. 会议目标

会议不是来讨论问题的，而是来解决问题的。

明确会议是需要作出决策，还是设计行动方案，还是只是创意探讨？

02. 会议过程

从当下到实现会议目标，中间需要经历哪些环节，要做什么，就是会议过程。

包含：

a.会议议程（要做什么）

b.过程说明（如何做）。

简而言之，就是：做什么？怎么做？

比如，项目例会的设计可以如下：

图片来源：《引导：团队群策群力的实践指南》

值得注意的是，会前也是需要环节设计的。

比如，信息准备环节，需要参会者提前阅读相关文档，提前收集讨论议题等等。

03. 参会人员

环节设计好之后，再看会议相关人员有哪些，是否每一位都需要全程参与？

只有能够从会议中获得收益的参与者，才会真正投入进来。所以，让参会者意识到会议对自己的好处，也是会议设计的一部分。

3. 会议引导

虽然有会议流程，但是会议还是会常常跑题。会议过程不会自己发生，需要有会议主持人来引导过程。

越是需要参与者投入、积极贡献的会议，越是需要引导。因为，只有创造出安全的会议环境，并鼓励深度的探讨才能够让会议真正有效。

引导者不影响内部的讨论，只是为了确保会议按计划进行，并提供有用的互动工具。因此，最好由与会议主题无关或者中立的人士来担任。

引导者的工作主要是2个方面：

1. 引导会议过程

2. 引导会议互动

01. 引导会议过程

引导会议过程包含2个方面：

a. 推动会议进度 

b. 提供工具提高会议效率。

引导者首先需要做的就是清晰会议过程，并引导会议过程按计划进行。随时核查当下走到了哪一个环节，需要大家如何参与。

同时，引导者也需要根据情况，设计提供一些工具、方法，来帮助每个环节的高效进行。

比如，“提出方案”环节，没有人积极响应怎么办？

引导者可以采用一些技巧，来增加大家的参与度。

◦ 先让参与者2人一组来讨论方案，再在集体中进行分享。

◦ 或者，提供一段静默书写的时间，让每个人先思考，用便签纸写上自己的方案，一起贴到墙上。

……

02. 引导会议互动
除了流程，人际互动问题，是阻碍会议目标达成的难题。

比如，两个人开小会；

某个人一言堂；

两个人互相争执；

参与者心不在焉；

发言者情绪激动等等。

引导者需要适时地进行干预，提出：

a. 当下正在发生的情况，

b. 这个情况如何影响会议进程，

c. 如何能够继续推进会议。

引导者的干预，要让大家感受到支持，减少对抗。

鼓励异议、真实表达，并去探索语言背后的假设和意图，让团队成员真正达成共识。

当没有专门的引导者时，领导者自己掌握教练、引导的能力，推动会议更高效，也是必不可少的。

4. 会议跟进

三星开会法则里面有3个公式：

1. 光是开会，如果会后没有人落实，等于零。

2. 会议上布置了工作，但是会后不进行检查，等于零。

3. 抓住了不落实的事，同时追究了不落实的人，等于落实。

对于不落实情况的追责，也同时可以倒逼会议质量。

想消极抵抗，不落实会议结果，无效！必须在会上把观点拿出来碰撞。

亚马逊的开会方法

最后，分享一下亚马逊的开会办法——6页纸备忘录法。

1. 开会组织者需要在不超过6页的文档中，使用完整的语句，来描述需要讨论的事项。

2. 会议开始时，所有人集体默读文档（10-30分钟），并且在文档留白处做笔记，记录想要讨论的要点和自己的想法。

为什么是文档而不是PPT呢？ 

贝索斯说：

传统的企业会议始于演讲。有人用 PowerPoint做展示,就是某种类型的幻灯片。在我们看来你从中获得的信息很少,只是一些要点。这对主讲人来说很容易,但听众来说很难理解。

 

因此,我们的会议改为以6页叙述为结构。当你必须用完整的句子和段落写下想法,并讲述一个完整的故事时,它迫使你的逻辑更加清晰。

静默书写的方式，保证了在座所有人的注意力，也倒逼讨论的组织者更好地准备。

同时，这个方法将会议讨论从串联模式，变为了并联模式。所有人都能积极参与会议，同时进行思考和输出，反而大大节省了会议时间。

通过各种在线文档工具，还能实时与其他人的评论互动，远程会议和线下会议都能够使用。（例如石墨文档、飞书云文档、钉钉协作文档等）

如果你想要提升组织的会议质量，可以从以上4个原则入手改进。

如果你看完本文只记得一个信息的话，我希望你带走的是：会议结果不会自然而然地发生，准备得越充分越有可能实现。

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